jarvis_5ca1ef7a498e11e9dd3c0bf3.jpeg
Jan Novák
autor: Honza Mudra

Pracujete ve společnosti, která se zabývá distribucí a prodejem léků. Potřeboval jste nějakou odbornou zdravotnickou průpravu, když jste nastupoval?

V podstatě ne. Farmaceutická logistika je jen trochu specifická tím, že spadá pod tzv. správnou distribuční praxi, což jsou úzce definovaná pravidla, na jejichž dodržování relativně intenzivně dohlíží Státní ústav pro kontrolu léčiv.

Zjednodušeně řečeno − aby lék působil správně, je potřeba zabezpečit, aby měl v celém distribučním řetězci od výroby až po spolknutí zajištěny určité podmínky. Spočívá to hlavně v dodržení hygienických pravidel a teplotního režimu, standardně 15 až 25 stupňů Celsia, u termolabilních látek je to osm až 15 stupňů nebo dva až osm stupňů Celsia. Dále existují určitá bezpečnostní pravidla u preparátů, které obsahují laicky řečeno omamné látky.

I ty procházejí vaším distribučním systémem?

Ano. Přístup k nim musí být omezen elektronicky, mechanickým zámkem a každé předání podepisují obě strany. Pracovníci musí mít čistý trestní rejstřík, absolvovat školení v jazyce, kterému rozumějí, atd.

ViaPharma v číslech
  • 3 distribuční centra – Nučice u Prahy, Ostrava, Brno
  • Kompletní obrátka skladových zásob – 27 dní
  • 10 000 položek
  • Měsíčně expedice cca 10 mil. kusů zboží cca za 1 mld. Kč
  • 350 dodavatelů
  • 450 lékáren Dr.Max
  • 2020 otevře u Pavlova nové hlavní DC s plochou 22 900 m²

Proč vlastně lékárny nezavážejí zbožím samotní výrobci, alespoň ti velcí?

Lékárny byly zvyklé na poměrně velkorysý servis, minimálně dva závozy denně. My jsme sice distribuci snížili na jeden závoz za den, přesto: v Česku je asi 2500 lékáren a jen ViaPharma má zhruba 350 dodavatelů. Kdyby měl každý dodavatel rozvážet zvlášť, bylo by to neekonomické. Pointa našich služeb je v tom, že průměrný dodavatel k nám provede závoz jen jednou za dva až tři týdny, ale my distribuujeme zboží každý den.

Proč zavážíte lékárny jen jednou denně, když ostatní to dělají většinou častěji?

Protože to stačí. Zavedli jsme to v roce 2014 a na vlastní síti lékáren jsme si ověřili, že je to adekvátní. Máme relativně sofistikovaný způsob objednávání zboží do lékáren. Do roku 2013 si objednávaly manuálně, ale v každé lékárně je kolem 4000 položek. Když si představíte, že vedoucí téměř 450 našich lékárnách každý den procházejí všechny položky, jak správné jsou pak objednávky? Tento úkol jsme z nich sňali a zavedli jsme jednotný elektronický systém, který je schopen posoudit, co je v lékárnách skladem a jaká je obchodní predikce. Každé ráno tento systém zpracovává objednávky pro všechny lékárny.

Jan Novák
jarvis_5ca1ef7f498ec245713c797c.jpeg

V 90. letech vystudoval na VŠCHT v Praze restaurování uměleckých děl. "Měl jsem pocit, že by mě to mohlo bavit. Vždycky jsem tíhl k uměleckým oborům a v té době bylo restaurování uměleckých děl poměrně prestižní obor, takže se ze mě stal technolog restaurování. Studium bylo rozdělené mezi čtyři školy, částečně jsem studoval i na Fakultě stavební a Fakultě architektury ČVUT i na Akademii výtvarných umění. Začal jsem pracovat v Národní galerii a zjistil jsem relativně brzy, že restaurátorská praxe nekoresponduje s mým naturelem; byl jsem tam trochu zklamaný. Díky krásným a divokým 90. letům jsem si pak našel práci absolutně mimo obor a nastoupil jsem do společnosti, která vyvíjela a prodávala dentální implantáty, ale i náhrady meziobratlových plotének a podobně," vzpomíná Jan Novák.

Po krátkém angažmá v Národní galerii se tak přesunul do společnosti Lasak, kde pracoval jako šéf výroby a logistiky a po pár letech začal dělat šéfa vývoje. Zároveň začal na Fakultě strojní ČVUT doktorské studium biomechaniky. "Nějak se stalo, že mě přijali, i když jsem nebyl strojní inženýr. Půl roku poté jsem odešel z firmy a začal jsem se naplno věnovat logistice. Nicméně když už jsem udělal přijímačky, řekl jsem si, že to dostuduji. Stále jsem ve styku s lidmi, kteří se biomechanice věnují v praxi, takže se v tom udržuji, ale žádné profesní plány v tomto oboru nemám. Uvažoval jsem také o studiu teologie, ale nenašel jsem v distanční formě žádný obor, který by mi imponoval, takže jsem nejspíš už dostudoval," doplňuje s úsměvem Jan Novák.

Jako logistik pracoval následně ve společnostech Optimum Distribution a DHL Supply Chain. V současnosti je ředitelem logistiky distributora léčiv ViaPharma a lékárenského řetězce Dr.Max.

Stejně jako síť lékáren Dr.Max patříte pod skupinu Penta Investments. Zavážíte i jiné lékárny, které nepatří do této sítě?

Zavážíme také asi stovku nemocničních lékáren. Takzvané nezávislé lékárny v podstatě nezavážíme, tento trh jsme prodali. Výjimkou jsou jen případy, které vycházejí ze zákona, kdy musíme nějaký produkt přivézt, protože daná lékárna jej není schopná sehnat jinak.

Proč jste se zbavili rozvozu do ostatních lékáren kromě Dr.Max?

Kvůli expanzi této sítě, tedy z kapacitních důvodů. Dnes máme největší síť lékáren v Česku.

Kde všude lékárny Dr.Max jsou?

Jsme i na Slovensku, v Polsku, Srbsku, Rumunsku a Itálii a celkově provozujeme přes 2000 lékáren, i když ne všechny pod značkou Dr.Max. Aktuálně bychom měli být evropskou čtyřkou s tím, že vedoucí firma Alliance Boots má obrovský náskok a tři další v pořadí si jsou velice blízko.

Logistika vašich zahraničních poboček je oddělená?

Je oddělená. V Rumunsku, kde máme asi 650 lékáren, funguje stejný model jako v Česku. Máme tam vlastní distribuci, která je zaměřená na zásobování našich lékáren. V ostatních zemích vlastní distribuci nemáme, a zvažujeme, jestli ji tam postupně vybudujeme.

Ptal jsem se v souvislosti s tím, že stavíte nové, větší distribuční centrum u Prahy, a tedy jestli z něj budete obsluhovat více zemí…

To ne. Legislativní zábrany jsou silné. Kolem roku 2014, kdy naše síť zahrnovala jen Česko, Slovensko a Polsko, jsme zvažovali vytvoření jednoho distribučního centra, ale ve finále se tato myšlenka zavrhla. Vybudování jednoho centrálního skladu pro všechny země asi nebude cesta, kterou by se náš vlastník ve farmaceutické distribuci rozhodl jít.

Co znamenají "legislativní zábrany"? Správná distribuční praxe není všude v Evropské unii stejná?

Je podobná, nicméně třeba když se dotkneme teplotního rozmezí, tak standard v ČR, Německu, na Slovensku atd. je rozmezí 15 až 25 stupňů Celsia, což je ovšem velmi složité dodržet v jižních státech. Třeba Itálie má rozmezí 15 až 30 stupňů.

Když může být tam, proč není toto širší rozmezí i v Česku?

Snažili jsme se o to bojovat, ale nepodařilo se nám to prosadit.

Existují další výrazné legislativní rozdíly?

Neznám úplně přesně jednotlivé podmínky správné distribuční praxe v dalších zemích, ale problémy by mohlo působit také třeba stahování zboží kvůli podezření na kvalitativní neshodu a další věci.

Každopádně momentální prioritou je posouvat úspěšný lékárenský model, ne distribuční model. Navíc jednotlivé trhy mají své silné distribuční hráče. To by znamenalo, že bychom museli spíš akvírovat tyto firmy, než aby do zahraničí expandovala česká ViaPharma.

Vaše distribuční síť zahrnuje sklady u Prahy, Ostravy a Brna. Jakou mají obrátkovost?

Náš sklad je relativně vysokoobrátkový. Zásoby otočíme zhruba 13krát za rok, obrátka je tedy asi 27 dní. Máme kolem 10 tisíc položek a měsíčně ze všech tří center expedujeme cca 10 milionů kusů zboží přibližně za miliardu korun.

Stačí vám v tuto chvíli kapacita vašich skladů?

Kapacitní problémy má náš sklad u Prahy. K němu máme proto pronajatý ještě další prostor, který je schválený pro správnou distribuční praxi. V běžném období roku je využitý na 40 až 50 procent své kapacity, v sezoně pak až na 90 procent.

Kdy máte hlavní sezonu?

Sezonu řídí vývoj počtu nemocných, například při chřipkové epidemii. Pak jsou období, kdy jdou na trh některé specifické produkty, třeba ochrana proti klíšťatům pro lidi i pro psy nebo sluneční péče.

Využíváte nějaké IT prostředky pro automatické plánování zásob zboží?

Používáme systém, o kterém už jsem mluvil v souvislosti s optimalizací zásob v lékárnách. Pracuje s odhady výdeje a prodeje, umí zahrnout i akční nabídky. Samozřejmě zahrnuje i data o zásobách v distribučních centrech. Je to nástroj Planning Wizard od společnosti Logio.

Pokročilé technologie v novém DC

U pražského ruzyňského letiště se pro vás staví nové distribuční centrum. Proč jste se rozhodli právě pro tuto lokalitu? Souvisí to nějak s leteckou dopravou?

Nesouvisí. Neplánujeme distribuci do zahraničí a už vůbec ne letecky. Co se týče příjmu zboží, drtivou většinu produktů odebíráme od dodavatelů, kteří mají logistické zázemí v Česku, ze zahraničí jen naprostou minoritu našeho portfolia.

Lokalitu jsme vybírali proto, že zásah do skladových operací, který chystáme na rok 2020, kdy chceme otevírat nové distribuční centrum, bude obrovský a my do toho chceme jít se stávajícími zaměstnanci. Kapacita ploch v Praze bude výrazně větší než dnes. Bude to nejen distribuční centrum, ale i logistické zázemí pro e-shop Dr.Max. Počítáme s velmi pokročilými skladovacími technologiemi a automatizací některých procesů.

A ještě k té lokaci: ViaPharma má hodně loajální zaměstnance, jsou pro nás takové rodinné zlato. Většina jich bydlí v blízkosti firmy u Nučic a my jsme si jich chtěli udržet co nejvíc. Tudíž budeme mít distribuční centrum nedaleko stávající lokality, aby pro ně byl případný přestup snadný.

Jak se změní po otevření nového DC vaše distribuční toky?

Do nového distribučního centra se přesune těžiště distribučních operací pro Čechy. Vzhledem k tomu, že bude mít výrazně vyšší kapacitu než stávající prostory, budeme tam také orientovat některé zákazníky, které momentálně zásobujeme z brněnského nebo ostravského skladu, ale jsou na hraně těchto regionů. Jde například o Hradec Králové, Pardubice nebo Jihlavu, které v současnosti trochu nelogicky zásobujeme z Moravy. Je to kvůli tomu, že brněnský sklad má dnes víc volné kapacity než pražský. Jakmile otevřeme nové centrum, bude to mít větší geografickou logiku.

Řekl jste, že v novém distribučním centru budou pokročilé technologie. Můžete být konkrétnější?

Budou jak na vyskladňování, tak na doplňování ze zásobních lokací na expediční lokace. Do detailů jít zatím nemůžu, protože to ještě přesně nevíme. Mám určitou představu, ale aktuálně probíhá výběrové řízení, které bylo zadané tak, že jsme specifikovali, jaké objemy děláme teď a jaké chceme dělat v roce 2023 a 2027, přičemž účastníci tendru mají vymyslet, jak toho máme dosáhnout. Já jim ale nechci podsouvat své řešení.

Kdy budete mít jasněji?

Během března dostaneme nabídky a pak je budeme vyhodnocovat.

Nájemní smlouva v novém DC je podepsaná na 15 let, což je poměrně dlouho. Je to kvůli vysokým investicím do vybavení?

Přesně tak. Investice převýší jednu miliardu.

Budete v novém distribučním centru využívat "zelené" zdroje elektřiny, například fotovoltaické panely?

Otvírali jsme tuto otázku, ale v Česku je málo slunečných dnů a majitelé budov ne úplně podporují narušování konstrukce střechy vzhledem k tomu, že výnosy z fotovoltaických elektráren nejsou tak vysoké. Není to náš objekt.

Lékárenský e-shop nejde bez lékárny

V novém distribučním centru má být i lékárna. Vyplatí se její provoz v průmyslové zóně?

Musí tam být, protože farmaceutický e-shop nemůže fungovat sám o sobě. Je to vlastně lékárna, k jejímž službám patří i to, že − pokud je to legislativně možné − zasílá svým zákazníkům objednávky na domácí adresu nebo tam, kam si zvolí.

Pokud si ale chce zákazník objednat registrovaný léčivý přípravek na lékařský předpis, tam zásilkový výdej zákon nepřipouští. Smí ho vydat jen farmaceut v tradiční lékárně. Ale u volně prodejných léčiv to jde. V síti jsme zavedli systém rezervací. Pacient si zvolí lékárnu Dr.Max jako výdejní místo a ta ji − pokud to lze − vyskladní ze svých zásob. Anebo ji − pokud jde o přípravek, který v lékárně na skladě není − vyskladníme z e-shopového centra, které bude tvořit menší část nového distribučního centra, a dopravíme ji do zvolené lékárny. Aby mohl náš farmaceutický e-shop v Pavlově fungovat, podle zákona tam lékárna být musí.

Nepřipravuje se změna, aby bylo možné léky na předpis objednat on-line a posílat i na domácí adresy?

Už několik let se diskutuje o tom, zda takto legislativu upravovat. Ale nejsem si jist, zda je na to trh připraven. Skrývá to v sobě některá rizika, třeba související s už uvedenou správnou distribuční praxí, a při hustotě lékáren v Česku je otázka, zda je to vůbec potřeba.

Do jaké míry bude e-shopová část vašeho budoucího distribučního centra provázaná s hlavní částí budovy určené vyloženě pro distribuci do lékáren?

Bude to totálně provázané tak, že distribuce bude pro e-shop zajišťovat servis na úrovni vychystávání objednávek. On-line obchod tak de facto nebude mít vlastní skladové zásoby. V oddělených prostorách určených pro e-shop Dr.Max, kam zboží přijede z hlavního skladu po dopravníku v pickovacích boxech, se jen zabalí a odešle.

Jak funguje logistika vašeho e-shopu v současnosti?

Má svůj vlastní sklad, který je pro ViaPharmu jako farmaceutického distributora vlastně lékárna. Trochu větší, ale oficiálně to tak je. E-shop sortiment naskladní a vychystává pro pacienty. V tom je zásadní rozdíl mezi současným a budoucím modelem − budoucí e-shop nebude mít vlastní sklad, protože farmaceutický distributor mu bude poskytovat kompletní vychystávací službu.

Patříte mezi čtyři hlavní distributory léků v Česku. Jak je tento trh konkurenční? Dohnala vás k další automatizaci, stavbě nového distribučního centra a změně logistických procesů tvrdá konkurence?

Neřekl bych, že nás k tomu dohnala konkurence. Dohnalo nás k tomu to, že síť lékáren Dr.Max expanduje takovým způsobem, že naše logistické zázemí je nyní prostě na hranici možností a my nechceme být brzda rozvoje sítě. A pak samozřejmě efektivita.

Znamená to tedy, že až začne v roce 2020 fungovat nové distribuční centrum, bude se rychleji rozvíjet síť lékáren Dr.Max?

Vždycky to je otázka příležitostí a strategie majitele. Ale rozhodně už nebude logistika limitujícím faktorem.

Neexistuje tedy konkrétní plán rozvoje, který by souvisel s otevřením nového distribučního centra?

Ne. Kromě toho, že v minulosti dva vrcholní manažeři sítě řekli, že by si uměli do roku 2020 představit 500 lékáren Dr.Max. Aktuálně jich máme přibližně 450.

Tristní situace v dopravě

V roce 2015 jste předali přepravu do lékáren společnosti DHL Supply Chain. Jak ji zajišťujete dnes − spolupracujete stále s tímto externím dodavatelem, nebo máte vlastní rozvoz?

Nemáme vlastní rozvoz a nikdy jsme neměli. Dřív jsme využívali celou řadu dodavatelů přepravních služeb. Kdysi pro nás jezdilo 70 aut asi 65 firem. Jednání s nimi a centrální řízení kvality vozů byly složité. Přitom jako distributor jsme povinni zajistit správnou distribuční praxi i během přepravy až do okamžiku předání v lékárně. Proto jsme před pár lety, když jsme chtěli expandovat, vyhlásili výběrové řízení a přešli jsme na jediného poskytovatele přepravních služeb.

DHL Supply Chain ale není zrovna typický dopravce.

To vyplývá ze zjištění, kdo je schopen tuto službu v požadované kvalitě v Česku poskytovat. Z průzkumu trhu nám vyšly čtyři firmy. Jedna nás rovnou odmítla, že to nezvládne, a ze tří zbývajících jedna odpadla během výběrového řízení, takže nám zůstaly dvě divize DHL. Celý tendr trval zhruba rok.

Neplánujete vlastní dopravu, což je v českém e-commerce nyní takový nenápadný trend?

Zatím o tom neuvažujeme. Otázka je přetendrování, ale v situaci, která tu panuje, nedává smysl. Dopravci nemají dostatek kapacit a my máme kontrakt za podmínek z roku 2014.

Do kdy je podepsaný?

Do října letošního roku s tím, že pokud nepodepíšeme odstoupení od smlouvy, tak přechází na dobu neurčitou.

V roce 2014 se oficiálně říkalo, že v ČR chybí 2500 řidičů, před rokem to bylo 10 tisíc, teď je to 12 až 15 tisíc. Je to naprosto tristní situace. Já osobně proto chci ve smlouvě pokračovat dál.

Patří k vašim požadavkům na přepravu, aby se využívaly i vozy na alternativní pohony?

Auta na elektřinu určitě ne. Někdy v roce 2013 jsme si dělali ekonomický rozbor aut na CNG a fakticky nám nevyšla žádná úspora − byla příliš drahá.

Jinak máme požadavků na vozy poměrně dost, takže jsou výrazně dražší než standardní dodávky. Pro léto musí mít klimatizaci, pro zimu topení, aby bylo v autech neustále kolem 20 stupňů Celsia. Vozy musí mít kvalitní izolaci, vnitřek musí být omyvatelný, musí být vybaven dataloggery, abychom teploty nejen dodrželi, ale také kontrolovali a měli záznamy o podmínkách přepravy během celé doby jízdy.

Využíváte pro distribuci i boxy s namraženými deskami?

Pro ambientní teploty je nepoužíváme, ale pasivní termobox se relativně běžně používá pro termolabilní látky, jako jsou vakcíny, inzulin atd. Musíte ale předtím provést validaci, tedy vyzkoušet, jestli požadované teplotní rozmezí vydrží po určitou dobu za určitých podmínek. Díky tomu pak nemusíme kupovat drahou aktivní lednici do každého auta.

Rozvoz pro e-shop zajišťuje stejná firma jako distribuci do lékáren?

Existují tři způsoby, jak se zboží z e-shopu dostává k zákazníkům. Zboží, které není registrované léčivo, vyskladníme a standardně předáme přepravní balíkové společnosti, jako je Česká pošta, PPL nebo DPD. Jak jsem zmiňoval, registrované léčivo si zákazník musí vyzvednout v lékárně. Buď tam už je, a pak je k odběru za 20 minut, anebo není, a pak ho do lékárny přiveze standardizovaná distribuce ViaPharmy.

Regulační scénáře

Jak narůstající regulace ovlivňují logistiku ve zdravotnictví?

Zmínil bych dvě věci, které souvisejí se správnou distribuční praxí. Jako farmaceutický distributor jsme povinni distribuovat zboží po šaržích a jako jediní nabízíme šaržovou přesnost ve všech fázích distribučního procesu. Můžeme to plnit dvěma způsoby. Jeden je manuální, kdy zkontrolujeme, které šarže jsou skladem, a vybereme z nich tu nejstarší. Pak na ni vytvoříme objednávku, kdy se vygeneruje dodací list s danou šarží. Následně skladníci ve skladu hledají přesně tyto přípravky. Manuální způsob používá v Česku většina distributorů, i my jsme ho do roku 2016 používali. Jeho fungování je ale závislé na kvalitě zaměstnanců a aktuálním zatížení skladu.

A ta druhá, automatizovaná varianta?

V roce 2014 jsme rozhodli, že tyto procesy zajistíme systémově. Proto jsme změnili WMS, který řídí chod našeho skladu. V současné době máme šaržovou přesnost takzvaně na několik devítek. Každý produkt v každé šarži má svoji specifickou lokaci. Systém ji zná a posílá skladového operátora na danou lokaci.

Ještě jste mluvil o další věci, kdy narůstající regulace ovlivnila vaši logistiku.

Další legislativní záležitostí, která aktuálně trápí asi všechny složky farmaceutického byznysu v EU, je problematika EMVS, respektive protipadělková směrnice, která začala platit v únoru. Má zajistit to, že produkt, který si pacient kupuje, není padělek.

Princip spočívá v tom, že všichni farmaceutičtí výrobci musí každý vyrobený kus opatřit třemi bezpečnostními prvky. Jeden je 2D kód, který obsahuje informace, podle nichž lze identifikovat přesně daný kus. Tyto informace musí být na krabičce i v podobě číselného kódu pro případ, že by se ten první nedal přečíst. Třetím bodem je pak přelepka, která potvrzuje neporušenost obsahu.

To je ale na výrobci, takže by vás to nemuselo tak trápit. Nebo…?

Výrobce musí všechny informace za každý jednotlivý kus zboží nahrát do centrálního evropského data hubu. Když lékárník prodává zboží zákazníkovi, musí naskenovat QR kód na zboží a tím ověří, že je produkt pravý. Když se to nepodaří ověřit, nesmí ho vydat. Určitě si dokážete představit, kolik je v celém dodavatelském řetězci míst, kde se může něco pokazit, a lékárník pak drží lék 10 centimetrů od vaší ruky, ale nemůže vám ho vydat.

My jako distributor musíme kontrolovat, jestli jsme daný výrobek koupili od právnické osoby, která je držitelem registračního oprávnění. To by nám pak mělo garantovat, že nekoupíme padělky. Pokud ale nakoupíme od firmy, která není držitelem registračního oprávnění a nemá ani pověření, tak musíme každý výrobek zvlášť skenovat a zjišťovat, jestli se do centrálního data hubu nahrál.

Budete muset nabírat kvůli těmto změnám nové zaměstnance?

Myslím, že bychom procesní změny měli zvládnout bez dalšího náboru. Uvidíme. Existují i černé scénáře. Například že se nám na skladě začne hromadit zboží, které se nám nepodařilo ověřit, myslíme si, že je pravé, a jsme v jednání s držitelem registračního oprávnění, který nám má doposlat informace k daným výrobkům. Bojíme se, že nám v takovém případě zboží v "karanténě" přeteče. Vyšel ale otevřený dopis ministerstva zdravotnictví, který znamená ministerský pardon do konce roku, dokdy se alerty nebudou brát tak vážně, aby nedocházelo k výpadkům na trhu.

Autoři: Radek Novotný