Skladový software může vyřešit nedostatek lidí

Řada firem dnes řeší nedostatek pracovníků a situace není jiná ani v oblasti skladování. Jedním ze způsobů, jak tento problém vyřešit, je zavedení specializovaného softwaru - takzvaného systému řízení skladu neboli WMS (warehouse management system).

Jde o jakýsi mozek, který pracovníkům automaticky a detailně zadává úkoly. Vedle toho, že lidé přesně vědí, jaký kus vyskladnit a kam jej uložit, se dobře nastavený systém WMS zároveň stará o zefektivnění jejich práce a kombinuje úkoly tak, aby je zaměstnanec dokázal co nejrychleji a nejsnadněji vykonat. Tím zvyšuje jeho produktivitu, výkonnost skladu a výsledkem může být to, že firma roste a přitom nepotřebuje nabírat další lidi do logistického provozu.

Mnoho firem používá pro své skladování logistický modul podnikového informačního systému (ERP). Ten ale funguje jen jako software pro skladovou evidenci, který však neumí interní logistiku skutečně řídit. "Oproti tomu skutečné WMS umí doporučovat skladníkovi optimální vychystávací trasu, zaskladňování zboží podle obrátky, včasné doplňování zboží do vychystávací zóny a spoustu dalších věcí," říká Jan Příhoda, ředitel společnosti Kodys. A odhaduje, že přibližně třetina skladů dnes v Česku funguje na bázi tužka papír, třetina využívá zmíněnou elektronickou skladovou evidenci a třetina skutečné WMS.

Zaměstnanci komunikují s tímto systémem nejčastěji skrze mobilní terminály. Na nich jim WMS zadává přesné úlohy, které skladníci potvrzují například načítáním čárových kódů. I to nejzákladnější řešení je podstatně přesnější a rychlejší než provoz, kde skladníci hledají zboží nebo materiál pomocí papírového seznamu. WMS také díky nižší chybovosti firmě snižuje náklady spojené se záměnou položek, nehledě na to, že díky kvalitnějším a rychlejším dodávkám buduje větší důvěru u jejích odběratelů. Řízený sklad také přináší úsporu prostor, protože díky přesným informacím může firma nastavit optimální úroveň skladových zásob.

Stovky tisíc až miliony

Nasazení systému WMS ale i v té nejjednodušší variantě zahrnuje mnohem víc kroků než jen pořízení softwaru. Nezbytné je zajistit pokrytí skladu bezdrátovou sítí, nakoupit mobilní terminály, snímače a tiskárny či označit skladové lokace čárovými kódy. Do nákladů se pak dále promítají ještě práce na nasazení všech těchto prvků, jejich vzájemné propojení a sladění s ostatními informačními systémy i vybavením skladu.

"WMS může řídit dopravníky s třídicími tratěmi, automatické zakladače, může navádět skladníky pomocí e-ink displejů, pick-by-light systému, pomocí klasických mobilních terminálů využívajících čárový kód či RFID nebo i hlasem," uvádí Luboš Doležal, obchodní ředitel společnosti Kodys.

Výsledná cena integrace se pak logicky odvíjí od celkové složitosti procesů, zvolených technologií, počtu uživatelů a od množství neobvyklých požadavků. Náklady na standardní řešení se pohybují v řádu vyšších stovek tisíc, komplexnější řešení pak mohou vyjít až na několik milionů korun. Návratnost investice se - podle typu provozu - pohybuje od osmi do 24 měsíců.

V závislosti na složitosti procesů je proměnlivý i čas nutný pro implementaci, která může trvat dva měsíce, ale i třikrát déle. "Vše souvisí s analýzou současných procesů, odsouhlasením budoucí navržené podoby a spoluprací všech zúčastněných stran. Například při naší nejkratší implementaci systému jsme první položku naskladnili po 20 dnech," prozrazuje Marek Drahuský, manažer logistických produktů společnosti ICZ.

Problémy, které může přinést

Dodací lhůtu pro nasazení systému může podle Marka Drahuského prodloužit situace, kdy firma neposkytne dodavateli přesné informace o stavu provozu nebo když některé z dalších stran, například poskytovatel podnikového informačního systému, s integrátorem nespolupracují.

Další obtíže mohou při zavádění WMS přijít ze strany zaměstnanců. Lidé se často obávají změn a nový způsob fungování mnohdy odmítají přijmout; může se i stát, že nový chod sabotují a reportují neexistující problémy. Reagovat na takovou situaci tvrdými opatřeními, například vyhazovem, ovšem není dobrý nápad, protože to odpor k novému pracovnímu nástroji obvykle jen zvyšuje. Bývá tak jednodušší smysl změn zaměstnancům trpělivě vysvětlovat.

Nespokojení zaměstnanci ovšem mohou mít pravdu v tom, že je systém někdy nutí dělat z jejich pohledu zbytečnou práci, která je ovšem důležitá pro správné fungování softwaru. "Klíčové je, aby si firma uvědomila, že od zavedení WMS je nutné nastavené procesy respektovat a že s tím může souviset i menší flexibilita při nestandardních situacích. Přínosem je ale pořádek ve skladu a hladké fungování logistiky jako takové," vysvětluje Luboš Doležal.

Když je logistika konkurenční výhodou

Ne v každé firmě ale dává zavedení WMS smysl. Nejmenší realizace obvykle probíhají ve skladech, kde v jedné směně pracují alespoň tři skladníci. Většinou ale tento systém nasazují firmy, které mají v jedné směně 10 a více skladníků.

Potřeba zavedení však není jen otázkou velikosti firmy, jako spíše toho, kdy firma skutečně potřebuje svou logistiku vylepšit, protože je neefektivní nebo dochází k řadě chyb a záměn. Pak se díky WMS může skladování stát opravdovou konkurenční výhodou.

"Zavedení řízeného skladování má smysl ve chvíli, kdy náklady spojené s chybně dodanými objednávkami, prostorové náklady či čas strávený hledáním jednotlivých palet a manipulací s nimi začnou být nezanedbatelnou zátěží, kterou lze snížit či úplně odstranit zavedením systému WMS," vysvětluje Marek Drahuský.

Kromě snížení chybovosti a zlepšení organizace přináší systém řízení skladu také komplexní a reálný přehled o stavu zásob a jeho vývoji. Odbourání papírových dokumentů rovněž přináší zrychlení vychystávání zboží a usnadňuje zaučení nových pracovníků, kteří díky snadno srozumitelným povelům v mobilním terminálu mohou začít pracovat téměř okamžitě.

Vedle toho řízený sklad přináší i další výhody, které se neprojeví ihned ve vyšší produktivitě či ekonomických výsledcích firmy. "Hůře jde vyčíslit například lepší uspokojení požadavků zákazníků, zachování dobré pověsti firmy související s plněním dodávek nebo snazší nabírání nových pracovníků," vypočítává Luboš Doležal. A právě tyto nevyčíslitelné benefity mohou být na dnešním saturovaném trhu silnou konkurenční výhodou.