Jenom za poslední rok otevřela společnost 1. Day šest dalších prodejen a v budoucnu plánuje otevírat 10 až 15 nových prodejen ročně. Ruku v ruce s expanzí jde ovšem geometrickou řadou rostoucí objem dokladů a s tím související náročnost jejich zpracování. Současným provozním problémem je manuální přepisování dokladů do informačního systému a s tím spojená chybovost, kterou společnost 1. day odhaduje na 10 %. Porovnávání faktur s příjemkou a objednávkou zatěžuje firemní procesy a klade čím dál větší nároky na zaměstnance společnosti.

Vedení společnosti 1. day proto rozhodlo zavést pro komunikaci s dodavateli elektronickou výměnu dokladů. „Pokud chceme rozšiřovat a měnit sortiment a do dvou tří let mít nikoli 60, ale 100 prodejen, potřebujeme tyto obchodní a logistické procesy co nejvíce automatizovat. Jinak nám s růstem výrazně porostou i personální náklady. Již nyní pracují naši zaměstnanci s dvěma až třemi tisíci dokladů měsíčně. Jedná se o faktury, objednávky, dodací listy nebo příjemky. Se zvyšujícím se počtem dodavatelů a prodejen se objem této práce a také obrovská chybovost násobí,“ shrnuje důvody pro zavedení výměny elektronických dokladů Martin Polák, ředitel společnosti 1. day.

Hlavním přínosem je eliminace chyb

Vysoká chybovost s sebou přináší vysoký počet opravných daňových dokladů či dodacích listů, což stojí zaměstnance velké množství času, který by jinak mohli věnovat obchodu. Největší podíl na chybovosti přitom mají především menší dodavatelé, kteří se na celkovém obratu podílejí jen zhruba sedmi procenty. Díky webovému EDI je možné tyto společnosti velmi rychle zapojit do elektronické výměny bez ohledu na to, zda vůbec používají nějaký informační systém.

Pro obchodní firmu je také důležitá možnost kontroly a zpětné vazby. „Pokud je kontrola řešena papírem, tak u menší firmy, když jsou lidé spolehliví, se dá celkem zvládnout. S rostoucí firmou ale transakcí i lidí přibývá, a že někdo něco zapomene či udělá chybu, je naprosto logické. S pomocí instalovaného systému chceme předejít tomu, aby se takový problém ukázal třeba až po půl roce a už bylo těžké dohledat, jak vznikl a proč,“ dodává Martin Polák, ředitel společnosti 1. day.

EDI zrychlí i logistiku

Jakožto obchodní společnost se 1. day rovněž snaží s využitím vysoké obrátkovosti zboží minimalizovat zásoby a provozní kapitál, který je v nich vázaný. Jednotlivé prodejny mají omezené sklady a centrální sklad, ze kterého prodejny objednávají 90 procent zboží, má také své limity. S tím má pomoci především EDI zpráva DESADV - avízo o dodání. Díky tomu se odběratel může připravit na konkrétní příjem zboží jak na centrálním skladu, tak na jednotlivých prodejnách. Společně s SSCC kódy, které již 1. day využívá, zrychlí především příjem zboží na centrální sklad o desítky procent.

Po nutných úpravách skladového systému je pilotní zapojení prvního dodavatele naplánováno na začátek roku 2017, kdy budou také proškoleni všichni odpovědní zaměstnanci. Od začátku si bude 1. day vyměňovat se svými obchodními partnery elektronickou objednávku (ORDERS), avízo dodání (DESADV), příjemku (RECADV), fakturu (INVOIC) a také příslušné notifikační zprávy. Rozsah těchto zpráv umožní mimo jiné i automatickou likvidaci faktur, při které ORION EDI strojově porovnává objednávku s příjemkou a fakturou.

Společnost CCV Informačné systémy, která řešení Orion EDI poskytuje jako službu, bude projektově řídit celý proces zapojování dodavatelů. „Dle našich zkušeností z obdobných projektů předpokládáme zapojení všech 64 dodavatelů v horizontu 6 měsíců od úspěšného ukončení pilotního provozu,“ odhaduje Ľubomír Miškolci, jednatel CCV Informačné systémy.

Související